Un elemento chiave sulla produttività personale e del team sono le riunioni. Con lo smartworking il numero delle riunioni è aumentato e sono cambiate anche le regole visto che la maggior parte sono in video conferenza e quindi da remoto. In questo articolo vedremo un elenco di buone regole finalizzate a rendere le riunioni più produttive possibile. In internet si trovano tanti articoli con tanti suggerimenti, ma qui ho voluto fare, per voi, una scelta minima… puntando all’essenziale.
Dal mio punto di vista queste 4 regole, se applicate bene, generano tutti presupposti per riunioni efficaci.
Una piccola premessa. Quando parliamo di riunione produttiva intendiamo una riunione che, rispettando il limite temporale, raggiunge il miglior obiettivo possibile rispetto all’ordine del giorno. Banale ma ricordiamolo sempre.
Regola 1: Ordine del giorno
Spesso le riunioni vengono organizzate senza un ordine del giorno o al più un titolo del tema che si vuole approfondire. Questo tendenza, sempre più frequente non permette agli invitati di prepararsi alla riunione.
L’ordine del giorno deve riportare i temi da affrontare e l’indicazione dell’obiettivo della riunione (es: “Verifica dell’avanzamento del progetto X rispetto al budget” e non solo “progetto x”). Un altro elemento importante è quello di dichiarare nell’ordine del giorno l’owner del task.
Ad esempio, ipotizza di essere Mario Rossi e di ricevere queste 3 riunioni con questi 3 ordini del giorno:
- ordine del giorno 1: progetto X
- ordine del giorno 2: Avanzamento del progetto X rispetto al budget
- ordine del giorno 3: Avanzamento del progetto X rispetto al budget (owner: Mario Rossi)
A quale delle 3 riunioni andresti preparato?
Trucco: dove possibile inserisci l’ordine del giorno sottoforma di domande. Sappiamo che è un modo smart per stimolare le risposte dell’interlocutore
Suggerimento: se sei un partecipanti e non trovi abbastanza informazioni nell’ordine del giorno. Chiedi maggiori informazioni prima della riunione, sarà utile a te ma anche agli altri partecipanti e renderà la riunione più proficua.
Regola 2: la durata
Come la pianificazione di ogni task anche la riunione necessita di una durata ben determinata: data inizio e data fine.
Concetto banale ma la data inizio spesso non viene mai rispettata, c’è sempre qualcuno che si collega in ritardo e quindi le riunioni iniziano sempre con 10 minuti di ritardo (in 10 minuti avreste potuto fare altri task o una bella pausa rigenerante). Anche la data fine, spesso, non viene rispettata. Questo avviene quando la riunione non viene gestita bene dall’organizzatore e prende una deriva su altri argomenti. L’organizzatore deve sempre puntare all’obiettivo della riunione (dichiarato nell’ordine del giorno), se rileva la tendenza ad uscire “fuori tema” deve riportare tutti sulla giusta carreggiata. Se si arriva alla data fine riunione ed effettivamente è necessario altro tempo, va semplicemente pianificata un’altra riunione.
Trucco: prova a pianificare ad orari non “rotondi”. Ad esempio dalle 10:05 alle 10:55. Chi legge una pianificazione al “minuto” starà più attento alla variabile tempo.
Regola 3: gli invitati
Conosci la regola delle 2 pizze di Jeff Bezos? I partecipanti ad una riunione devono essere sfamati da 2 pizze (circa 8 persone). Spesso assistiamo a riunioni con decine e decine di invitate (facilitati anche dal collegamento remoto). L’effetto è solo negativo e segno di una non corretta preparazione dal parte dell’organizzatore. Questo approccio potrebbe essere riassunto in “invito tutti, poi trovo quello che mi sa rispondere”. Ovviamente un approccio lontanissimo dalla produttività. No comment.
Oltre a questo aspetto “etico”, ci sono anche elementi pratici. Se hai tanti partecipanti è molto probabile che almeno uno sia in ritardo, è moto probabile che si esca fuori tema, ognuno tenderà a risolvere il proprio problema e non quello dell’ordine del giorno.
Regola 4: il verbale
Finalizza l’attività e mette per iscritto le decisioni e gli owner delle varie attività. Scrivi o richiedi sempre un verbale. Se sei l’organizzatore fai molta attenzione alle prossime azioni: devono avere un owner ed una data ben precisa.
Prenditi l’impegno con te stesso di fare maggior attenzione quando convochi un incontro, segui queste regole e vedrai come i tuoi meeting saranno più produttivi.
