Possiamo dirlo, la todolist è uno strumento semplice che tutti hanno provato, ma non tutti riescono ad avere un grande valore aggiunto dal suo utilizzo. Probabilmente l’utilizzo della todolist è talmente semplice che non ci si dedica abbastanza attenzione e programmazione.
Ecco le regole fondamentali per avere una todolist efficace.
Cosa deve contenere la todolist perfetta?
Prendiamo spunto dall’articolo di Andrea Giuliodori su efficacemente per riassumere le tre cose fondamentali:
- Cosa devo fare
- Quando devo farlo
- Dove devo farlo
- Cosa devo fare: è l’attività da fare
- Quando devo farlo: Per ogni attività è importante indicare una scadenza ed un tempo necessario (entro fine mese – 1 ora)
- Dove devo farlo. Per ogni attività è molto utile inserire il luogo nel quale si possono fare (ad esempio: casa)
Dopo aver visto cosa deve contenere vediamo come devono essere inserite queste informazioni.
Come scrivere il COSA
Cosa. Il task che inseriamo deve essere il più dettagliato possibile e deve rappresentare un azione precisa. Per essere ancora più efficace è molto importante iniziare con un verbo imperativo.
Sono semplici concetti ma fanno la differenza. Leggi queste due todolist
todolist 1
- inglese
- presentazione capo
- leggere libro
todolist 2
- studia il present continuous
- finisci la presentazione per il capo introducendo il grafico Y
- leggi il capitolo 2 del libro X
Che differenza c’è tra le due todolist? Che la seconda funziona la prima no. La seconda funziona perché per il nostro cervello è più chiara. Nella prima lista il nostro cervello deve far maggior fatica a capire cosa deve fare. (inglese? che significa?)
Come scrivere il QUANDO
Per quando intendiamo in realtà due valori: la data massima entro la quale l’attività deve essere svolta ed il tempo per svolgere l’attività stessa. L’obiettivo non è fare una pianificazione delle attività ma buttare giù gli elementi per fare una pianificazione successivamente. Servono quindi valori indicativi. A titolo di esempio come tempo necessario si può impostare le voci: 5 minuti, 30 minuti, 1 ora, 4 ore.
Come scrivere il DOVE
Anche qui l’obiettivo del dove non è dare indicazioni precise ma quello di creare una vista della stessa todolist in base a dove ci troviamo. Ad esempio sei uscito fuori casa, hai un po’ di tempo libero. Prendi la tua todolist e visualizza solo quelle che si possono fare fuori casa. Per questo motivo, si consiglia di definire solo pochi “posti”. A titolo di esempio potrebbero essere: casa, lavoro, fuori casa.
Seguendo questi 3 piccoli consigli la tua todolist è ben strutturata ed è pronta per la fase successiva.
Uno degli errori comuni è proprio quello di utilizzare la todolist come elenco di cose da fare per la giornata. SBAGLIATO! Manca uno step importantissimo: la pianificazione.
La pianificazione
Ogni giorno, meglio la sera prima, si prende la todolist e si CREA la todolist giornalera scegliendo opportunamente le attività in base al tempo a disposizione e al luogo. Questo è lo step nel quale dovete mettere maggior attenzione se volete veramente essere produttivi.
