Per essere davvero produttivo, efficace ed efficiente devi essere fortemente focalizzato (focus) sul tuo obiettivo e su quello che stai facendo (devi rimanere nel qui ed ora). Il nemico numero uno sono le distrazioni.
Le distrazioni sono ovunque, per evitare di seguirle bisogna prima conoscerle per poi anticiparle.
Quante volte, mentre esegui un lavoro, vieni interrotto da una telefonata del capo o del collega? da un chat o da una notifica di un social? Sicuramente diverse volte per poi tornare al tuo lavoro. Viviamo in un mondo interconnesso dove l’interruzione è ormai la norma.
Ma perché è così importante non essere distratti? Ogni volta che vieni distratto (per una telefonata o semplicemente per leggere un messaggio di una chat) il tuo cervello dovrà abbandonare quello che stava facendo per settarsi sul nuovo evento che deve interpretare (lo possiamo chiamare switch di contesto). Questo switch di contesto ha un costo di energia e di tempo. Il risultato è che il tuo cervello consumerà più energia, ma non solo. Quando hai finito di “seguire” la tua distrazione non pensare che tornare al tuo lavoro al punto in cui lo hai lasciato. Niente di più sbagliato.
Il cervello dovrà, di nuovo, pagare uno switch di contesto ma non riuscirà comunque a tornare a livello di concentrazione che avevi prima. Non pensare quindi che una distrazione di pochi secondi ti ritarderà la conclusione del lavoro solo di pochi secondi. Una interruzione di pochi secondi può generare ritardi di decine di minuti e con un dispendio di energia maggiore.
Questo ragionamento è alla base per cui, le ricerche dimostrano essere molto più efficiente il monotasking e non il multitasking.
Ora che abbiamo capito perché sono da evitare, vediamo come possiamo evitarle e/o gestirle.
Esistono due macro tipologie di distrazioni:
- quelle che dipendono dagli altri e dal contesto
- quelle che dipendono da noi
Le prime sono le più facili da gestire. Parliamo di telefonate, notifiche varie, familiari che entrano in stanza etc…
Sono le distrazioni che si manifestano con qualcuno o con un canale. Basta silenziare il canale e la maggior parte delle distrazioni spariranno. Puoi mettere il telefono in silenzioso, eliminare le notifiche, chiuderti in ufficio etc..
Sono le più semplici da eliminare. Facile, giusto? No, perché anche se non sentirai la notifica avrai comunque voglia di controllare il telefono. Ma qui entriamo nel secondo tipo, quelle che dipendono da te.
Ovviamente non possiamo staccarci dal mondo per un giorno intero, sarebbe impossibile e controproducente. La soluzione è quella di organizzare la giornata e le attività in maniera tale da avere il tempo anche per le “distrazioni”.
Le distrazioni più complesse da eliminare sono quelle che dipendono da noi, sono i nostri pensieri.
Per come funziona la nostra mente, è naturale che mentre facciamo un lavoro pensiamo al prossimo lavoro, ad una scadenza o a cosa cucinare a cena. Sono le distrazioni più difficili da gestire, perché non esiste un interruttore per spegnere la mente (per fortuna).
La tecnica da utilizzare è quella di mantenere il focus sull’obiettivo. La nostra mente, per come funziona, ci presenterà altri pensieri, il trucco è “farli scivolare” e tornare subito all’obiettivo. Ricorda che è normale che ci siano questi pensieri, non li devi “combattere” ed innervosirti, basta non seguirli e tornare subito con il focus sull’attività.
Ci vorrà un po’ di pratica ma i risultati saranno sorprendenti. Un ottima esercizio è la pratica del mindfulness. Un piccolo trucco per gestire le tentazioni (specialmente all’inizio) è quello di scrivere su un foglio la tentazione che hai (controllare i social, l’email etc…). Il solo fatto di scriverla su una lista di “appagherà” e torna subito con il focus sull’obiettivo.
Prima di chiudere, ecco una checklist che ti può aiutare a minimizzare la distrazioni:
- metti il telefono in silenzioso
- elimina le notifiche sul desktop
- prima di iniziare metti ordine la tua scrivania
- prima di iniziare decidi su cosa lavorare della tua todolist
- tieni vicino una bottiglia d’acqua
- imposta un timer per la durata del lavoro.
Ti consiglio di applicare la tecnica del pomodoro.
