Abbiamo già parlato di come creare tempo di qualità, oggi cerchiamo di capire, insieme, per fare cosa?
Abbiamo tantissime attività tutto il giorno, passiamo da finire il progetto che dura mesi a telefonare al collega per chiedere un dettaglio. Tutto interrotto da email, telefonate e riunioni.
Passiamo l’intera giornata sul PC, passando dallo schermo del PC al tablet e al telefono, riusciamo a mala pena ad alzarsi dalla sedia… eppure a fine giornata abbiamo la sensazione, a volte la certezza, di non aver combinato niente… oppure tanto, ma nulla di quello che dovevamo e volevamo.
Questa situazione è abbastanza diffusa in un contesto lavorativo come quello attuale, ognuno di noi lavora su diversi progetti, diversi stakeholders e siamo soggetti a tante interruzioni.
Quale è il principale pericolo (spesso silenzioso e nascosto) di questo modo di lavorare? Quello che non facciamo quello che dobbiamo fare noi ma passiamo la giornata in balia degli eventi: telefonate, email, urgenze, riunioni non programmate.
Eppure tutti noi sappiamo quello che dovremmo fare, ma poi durante la giornata non riusciamo a tenere il focus su questo e passiamo la giornata a fare altre cose più urgenti.
Ma siamo proprio sicuro che sono più urgenti o più importanti? e per poi per chi? per te o per qualche tuo collega?
Ricorda se non lavori su quello che serve a te, finirai per lavorare per quello che serve agli altri.
A fine giornata sei sicuro che tutto quello che hai fatto oggi doveva essere fatto oggi? Con il senno di poi (come è sempre facile) non cambieresti qualcosa che hai fatto oggi con qualcosa che dovevi fare e che non hai fatto?
A fronte delle 8-10-12 ore di lavoro di oggi quanto tempo hai dedicato ad attività di valore e quante ad attività di poco valore. Quanto tempo hai dedicato a lavorare o per quanto tempo sei stato occupato? hai lavorato o sei stato occupato?
Seleziona le cose importanti per te, quelle ti trasformano da uno occupato ad uno che produce.
Per darci un metodo suggerisco di utilizzare “Il Diagramma di Kano”
Questo grafico viene utilizzato in economia aziendale (link wikipedia) per spiegare su quale curva lavorare per dare i giusti servizi ai clienti. Lo prendiamo in prestito per capire su quali attività lavorare.
Dividiamo in 4 quadranti in base all’effort per erogare un singolo servizio ed alla soddisfazione del cliente per quel singolo servizio.
Cosa otteniamo
- Servizio opzionale: basso costo, alta soddisfazione per il cliente
- Servizio di base: basso costo, bassa soddisfazione per il cliente
- Servizio critico: alto costo, alta soddisfazione per il cliente
- Servizio sprecati: alto costo, bassa soddisfazione per il cliente
Possiamo usare questo diagramma per dare una rappresentazione (non l’unica) della produttività.
Se stai nel quadrante “servizi critici” stai producendo e sei produttivo, se stai nel quadrante “servii sprecati” stai nel quadrante sbagliato…. qui sei occupato non stai producendo niente.
Inutile dire che la nostra attenzione, quello che abbiamo chiamato lavoro importante è il giusto mix tra lavoro critico (progetti difficili ad alto valore aggiunto) e lavoro opzionale (quelli che con basso effort producono tanta soddisfazione per i clienti).
Cosa ci insegna questa lettura del grafico? Dobbiamo aver chiaro, sempre, quali sono le attività di valore. Su queste bisogna impegnarsi e bisogna limitare al minimo le attività di “occupazione”.
Un metodo è chiedersi se la singola attività sta servendo a te stesso o sei tu che servi le attività di qualcun’altro?
pensaci ogni volta che stai iniziando a fare un’attività. Più attività hai e maggiormente devi farti questa domanda!
leggi anche l’articolo Matrice di Eisenhower
